Strukturering av projekt

Dagens ämne, Projekthantering och strukturering av projekt, presenterades av en konsult för ett projektledningsföretag som koncentrerar sig på flödeshantering och logistik. Det var tydligt att deras affärsmodell varit lyckad i flera olika miljöer och att vi nu skulle bli entusiastiska. För att uttrycka det lite klumpigt, så kändes det ibland som om vi skulle frälsas. Stämningen var positiv med direkt återkoppling, tilltal med förnamn (tack vare våra namnskyltar) och uppmuntrande uttryck som ‘Jättebra!’ och ‘Intressant!’. Väckelsemöte eller seminarium?

En annan sak som jag la märke till var att föreläsaren antecknade det vi sa vid våra självpresentationer och gav svar/följdfrågor direkt till varje person. Det var ett intressant grepp – hade han svårt att minnas eller var det en gest att visa att han brydde sig om vad vi sa?  Det faktum att han visste exakt vad vi sagt skapade en minidiskussion för varje person, vilket också ställde krav på ens presentation. Ja, dessa ständiga självpresentationer.

Design av forskningsprojekt

På sidan om litteratur finns nu en första version av recensionen av Piet Verschurens och Hans Doorewaards Designing a research project. Det är en ytterst stukturerad ansats till projektdesign och -planering som jag kan rekommendera även för icke-vetenskapliga projekt.

Mindmaps

Jag har sedan länge använt mig av så kallade mindmaps för att strukturera information och sammanhang. Till en början ritade jag dessa grafer för hand, vilket har sina uppenbara begränsningar. De blir ofta kladdiga om man inte har hela strukturen klar på förhand (vilket nästan aldrig är fallet och egentligen mot hela idén).

Sedan en tid har jag gått över till digitala mindmaps. Verktyget jag använder mig av heter Freemind vilket är ett gratis program i Java som går att ladda ner från nätet (se Verktyg). Dett underlättar redigering, presentation och funktionaliteten hos mina mindmaps enormt.

Nyttan med mindmaps för projekt kan diskuteras, men i ett planeringsskede eller vid visuella presentationer är det helt klart ett användbart och verkningsfullt verktyg som jag rekommenderar andra att i alla fall prova.

Experiment

Då det inte finns varken formella uppgifter eller konkreta mål med själva delgrupperna finns det inte heller större möjligheter att studera gruppdynamik och roller inom grupperna/helklassen. Vad som dock är möjligt är att genomföra vissa experiment som ‘provocerar’ fram olika typer av reaktioner. Det kan handla om att:

1. profilera sin grupptillhörighet
   1. alltid nämna vilken grupp man tillhör när man ställer en fråga
   2. ställa frågor å delgruppens vägnar
   3. sitta tillsammans under seminarierna
   4. ge delgruppen vissa attribut (”Vi i grupp x, den röda gruppen tycker…”
   5. skriva gruppnumret på sin namnskylt för att visa att man identifierar sig med sin grupp
2. nämna gruppaktiviteter för medlemmar i andra delgrupper vid tex kafferaster
   1. ”När vi var och bowlade i fredags…”
   2. ”På lunchen idag så diskuterade vi…”

Syftet med dessa små experiment är att se vilka reaktioner det ger upphov till dels i helklass, men också hur de andra delgrupperna förhåller sig till sin egen grupptillhörighet. Kan de bli avundsjuka, skapa konkurrens mellan grupperna etc?

Detta är också ett experiment på den egna gruppens medlemmar. Vill man ställa upp på dessa experiment, vill man identifiera sig med gruppen etc? Det är med andra ord ett tveeggat svärd man svingar.

Grupptillhörighet

En liten notis från delgrupperna är till vilken grad man känner sig delaktig eller tillhörande sin grupp. Vår grupp har kommit överens om att äta lunch i samband med varje seminarium. Man kommer om man kan eller vill, men det ges tillfälle att mer eller mindre kontinuerligt öka gemenskapen och känslan av tillhörighet samt att föra ett längre samtal kring olika frågor som har med kursen att göra.

Vid det senaste seminariet visade det sig att det i de andra grupperna inte ens var klart vilka som ingick i respektive grupp! Det slog mig som förvånande, men det är egentligen en effekt av de informella lunchmöten som vi har i vår egen grupp (vilket nu har blivit ‘norm’).

Kvalitetsstyrning

Dagens seminarium handlade om kvalitetstyrning och -hantering i projekt. Kvalitetsteknik har en historia som allt annat. I grova drag kan denna historia delas upp i följande kedja:

(1900) operatörskontroll -> förmanskontroll -> kontrollavdelning  -> statistisk kontroll -> kvalitetsstyrning -> kvalitetssäkring -> kvalitetssystem (2000)

Denna kedja gör det tydligt att ansvaret för kvalitet har gått från ett mer eller mindre personligt ansvar för arbetets/produktens kvalitet till att organiseras för hela processen. Detta är dels en konsekvens av lagen om produktansvar, dels som ett svar på den nya typ av verksamhet som vuxit fram.

Projektledning i industrin

Dagens seminarium var en del i den s.a.s. verklighetsförankringen som jag tycker är en bra del av kursen. Hur implementeras och används projektledningsteorier och -terminologi inom industrin? Huvudämnet för dagen var riskanalys och vilka åtgärder man kan vidta för att minimera olika risker i ett projekt.

Roller

I ett informellt gruppsamtal diskuterades olika saker som har med gruppdynamik och roller att göra. I första hand rörde det sig kring erfarenheter från den större gruppen (klassen som helhet).

Eftersom vi endast haft tre seminarier så var det en allmän uppfattning att det är svårt att identifiera olika roller i den större gruppen. Föreläsaren i gruppteorier lovade att återkomma med sina betraktelser från sitt seminariem vid det andra tillfället vid kursens slut. Detta blir givetvis spännande då hon hade samma material (men andra förutsättningar) som vi. Detta visade också att det är möjligt att identifiera olika roller från endast ett tillfälle även om det kanske inte blir rättvisande för de enskilda individerna. Nedan följer ett par av de roller eller beteenden som vi kunde läsa ut ur den stora gruppen/klassen.

Gruppteorier, intro

Detta seminarium var verkligen intressant på flera plan. Dels gav det lite bakgrund till de listor vi träffat på tidigare under kursen (hur man bör agera, vad som kan gå fel etc), dels vändes blicken från föreläsaren / materialet / overheadbilderna mot oss kursdeltagare själva. Det var helt plötsligt vi som var materialet och det kändes till en början lite naket och genant. Vi skulle helt plötsligt visa upp oss och samtidigt granska hur de andra agerar.

Föreläsaren var psykolog och har arbetat som terapeut i många år, vilket också märktes när hon talade. Jag hade hela tiden en känsla av att hon såg genom oss och våra beteenden. Möjligtvis är detta en effekt av hennes långa erfarenhet och att hon upplevt liknande situationer och personligheter många gånger tidigare. Det ingav å andra sidan också en trygghetskänsla. Hon var med andra ord förberedd på våra reaktioner och detta upplever jag som en positiv egenskap hos en ledare. Det är väl liknande med föräldrars roll i förhållande till sina barn. En förberedd och empatisk förälder inger förtroende eftersom han eller hon är insatt, erfaren och inte blir överraskad.

Ganttschema

Jag har laddat ner och börjat använda ett gratisprogram för att skapa Ganttschema (se Verktyg). Det är ett Javabaserat program, så om du vill använda det se till att Java är installerat.

Det första jag gjorde var att skapa ett schema för min kvarvarande doktorandtid. Det var verkligen stressande ;) En direkt nytta är att se hur olika aktiviteter ligger i förhållande till varandra, vilka som kräver koordination och vilka resurser (personer tex) som måste engagera sig vid vilka tidpunkter. Jag rekommenderar alla som har ont om tid att lägga lite tid (sic) på att göra ett eget schema.

Skärmdump från GanttProject.biz (utan tillstånd):